Templates e Automação de Burocracia no PlugSign

Este guia explica como utilizar os templates e recursos de automação no PlugSign para otimizar fluxos de trabalho, reduzindo tempo e esforço ao gerenciar documentos repetitivos.

Sumário

1. Acesso aos Templates

2. Criando um Templates

   • Upload de Arquivos

   • Definição de Campos de Preenchimento

3. Automatizando o Processo de Assinatura

   • Envio para Múltiplos Destinatários

4. Gerenciando Solicitações e Status

Acesso aos Documentos Rápidos

1. Acesse sua conta no PlugSign: app.plugsign.com.br

2. No menu lateral, clique em Templates

3. Aqui, você pode criar novos modelos ou gerenciar os existentes.

Criando um Documento Rápido

Os documentos rápidos funcionam como modelos reutilizáveis, permitindo que campos de preenchimento e assinatura sejam pré-definidos antes do envio.

Upload de Arquivos

1. Clique em Criar template personalizado.

2. Escolha uma das opções de envio:

   • Computador: Faça o upload de um arquivo local.

   • Google Drive/Dropbox: Importe documentos diretamente da nuvem.

3. Nomeie o documento e clique em Enviar.

Definição de Campos de Preenchimento

1. Após o upload, clique em Editar ou Gerenciar Campos.

2. Utilize a barra lateral para adicionar:

   • Assinaturas (locais onde os destinatários devem assinar).

   • Campos de Texto (nome, e-mail, data de nascimento, etc.).

   • Carimbos (selo de aprovação, revisado, etc.).

3. Posicione os campos no documento e clique em Salvar.

Observação: A configuração dos campos evita a necessidade de ajuste manual toda vez que um documento precisar ser enviado.

Automatizando o Processo de Assinatura

A automação permite o envio massivo de documentos sem a necessidade de configurar cada envio individualmente.

Envio para Múltiplos Destinatários

1. Selecione o documento rápido desejado.

2. Clique em Solicitar Assinatura.

3. Adicione o e-mail dos destinatários ou selecione da lista de membros da equipe ou clientes cadastrados.

4. Confirme as configurações e clique em Enviar Solicitação.

Observação: Ao enviar uma solicitação com um template para vários destinatários, não é possível enviar em cadeia. O sistema irá criar cópias do arquivo, que serão assinados individualmente. Para que todos assinem o mesmo arquivo, utilize o menu "Meus documentos".

Gerenciando Solicitações e Status

1. No menu lateral, clique em Minhas Solicitações.

2. Acompanhe o status das solicitações enviadas:

   • Pendente: O destinatário ainda não visualizou o documento.

   • Em andamento: O destinatário abriu, mas ainda não assinou.

   • Assinado: O documento foi assinado com sucesso.

   • Recusado: O destinatário recusou a assinatura.

3. Para reenviar a solicitação, clique nos três pontos na lateral direita da solicitação e em Lembrar.

Agora você sabe como criar templates de documentos no PlugSign e automatizar o envio de assinaturas. Esses recursos economizam tempo e reduzem a burocracia nos processos empresariais.