Como Gerenciar Clientes, Colaboradores e Departamentos no PlugSign

Este guia explica como cadastrar e gerenciar clientes, colaboradores e departamentos no PlugSign. Com essas funcionalidades, você pode organizar melhor os acessos e permissões dentro da plataforma.

Sumário

1. Acesso ao Gerenciamento de Usuários

2. Cadastro de Clientes e Parceiros

   • Benefícios do Cadastro

   • Como Cadastrar um Cliente ou Parceiro

3. Gerenciamento de Colaboradores

   • Adicionando Colaboradores

   • Definição de Permissões

4. Criação e Organização de Departamentos

Acesso ao Gerenciamento de Usuários

1. Acesse sua conta no PlugSign: app.plugsign.com.br

2. No menu lateral, localize as seguintes opções:

   • Clientes e Parceiros: Cadastro e gerenciamento de clientes externos.

   • Minha Equipe: Gestão de colaboradores internos.

   • Departamentos: Organização de equipes e acessos por grupo.

Cadastro de Clientes e Parceiros

Benefícios do Cadastro

• Evita a necessidade de digitar manualmente o e-mail do cliente toda vez que precisar enviar um documento.

• O cliente terá uma conta no PlugSign, podendo acessar documentos enviados a ele.

• Permite o envio rápido de documentos sem necessidade de convites adicionais.

Como Cadastrar um Cliente ou Parceiro

1. Acesse Clientes e Parceiros no menu lateral.

2. Clique em Novo Cliente ou Parceiro.

3. Preencha os dados obrigatórios:

   • Nome

   • Sobrenome

   • E-mail

   • Telefone e Endereço (opcional)

4. Clique em Criar Conta.

5. O cliente receberá um e-mail com uma senha temporária para acessar a conta.

Observação: Clientes cadastrados só podem visualizar documentos enviados a eles e não têm acesso aos arquivos da empresa.

Gerenciamento de Colaboradores

Adicionando Colaboradores

1. Acesse Minha Equipe no menu lateral.

2. Clique em Adicionar Colaborador.

3. Insira os seguintes dados obrigatórios:

   • Nome e Sobrenome

   • E-mail corporativo

4. Defina as permissões de acesso (ver abaixo).

5. Clique em Criar conta.

Definição de Permissões

Os colaboradores podem ter diferentes níveis de permissão:

• Deletar arquivos e pastas: Autoriza a exclusão de documentos.

• Editar e assinar arquivos: Permite modificar documentos e adicionar assinaturas.

• Fazer upload de arquivos: Autoriza o envio de novos arquivos para a conta.

• Visualizar todas as solicitações: Autoriza a visualização de solicitações pendentes, completas e recusadas.
• Proteção de arquivos e pastas: Permite alterar as configurações de segurança de documentos.
• Solicitar assinaturas: Permite encaminhar documentos para assinatura.

Observação: Se um colaborador já possui uma conta no PlugSign, não será possível cadastrá-lo novamente.

Criação e Organização de Departamentos

Os departamentos permitem organizar colaboradores em grupos, facilitando o gerenciamento de acesso a documentos específicos.

1. Acesse Departamentos no menu lateral.

2. Clique em Novo Departamento.

3. Insira as seguintes informações:

   • Nome do departamento (exemplo: Jurídico, Financeiro, RH).

   • E-mail do departamento (opcional, para centralizar comunicações internas).

4. Adicione os membros da equipe ao departamento.

5. Clique em Criar Departamento.

Como Funcionam os Departamentos

• Documentos enviados por membros de um departamento só serão acessíveis por outros membros do mesmo grupo.

• Um colaborador pode pertencer a mais de um departamento.

• O administrador da conta tem acesso a todos os documentos de todos os departamentos.

Agora você sabe como gerenciar clientes, colaboradores e departamentos no PlugSign. A organização dos usuários permite um fluxo de trabalho mais eficiente e seguro dentro da plataforma.