Alguns padrões exigem que as notas sejam enviadas em ordem sequencial. Por exemplo, se for emitida uma NFS-e com o número 1 e essa nota for autorizada, a próxima NFS-e deve ser emitida com o número 2, caso contrário, a nota não deverá ser autorizada, e será retornada uma rejeição.
Para evitar erros relacionados à numeração sequencial, essa documentação descreve alguns passos que podem te ajudar, quando o padrão exigir numeração sequencial.
Boas práticas ao enviar notas
Enviar as notas de forma sequencial
Para evitar rejeições relacionadas à sequência de RPS, é recomendado enviar as notas de forma sequencial, ou seja, após emitir uma nota, aguardar essa nota ser autorizada para só então enviar a próxima nota.
Apesar de tornar o seu processo de emissão um pouco mais lento, isso ajuda a impedir que uma nota seja enviada fora da sequência esperada, e que ocorra uma rejeição.
Para verificar se a nota anterior já foi processada, você pode utilizar a rota de consulta de nossa API, conforme explicado nessa documentação.
Não repetir o idIntegracao
Em seu arquivo de integração TX2, é possível informar o campo IdIntegracao, um número identificador que pode ser utilizado para integração e controle interno de sua aplicação.
O preenchimento desse campo não é obrigatório, mas caso você escolha utilizar esse campo, é importante ter o cuidado de não enviar o mesmo número para mais de uma nota, a fim de que esse identificador seja único para cada nota enviada.
Isso vai evitar que você receba o erro ”Já existe uma NFSe com o idIntegracao(1) informado para o CNPJ 99999999999999 para a cidade NOMECIDADEUF”, o que pode levar a problemas de numeração nas próximas emissões.
Para não enviar o campo idIntegracao repetido, é importante que você tenha um controle interno, que possibilite que cada nota tenha um número de idIntegracao diferente. Enviar as notas de forma sequencial, como mencionado anteriormente, vai te ajudar a ter esse controle adequado.
Recomendações ao receber uma rejeição
Descartar as notas rejeitadas
Após a emissão de uma nota, se essa nota for rejeitada pela prefeitura, é importante que você descarte essa nota, para que a sua próxima nota enviada utilize a mesma numeração da nota que foi rejeitada anteriormente.
Caso contrário, a sua próxima nota enviada utilizará a numeração subsequente da nota rejeitada anteriormente, o que quebrará a ordem sequencial da numeração das notas e fará com que todas as próximas notas sejam rejeitadas por conta da numeração incorreta.
Para descartar uma nota, você pode utilizar a rota de descarte da API, conforme explicado nessa documentação, ou acessando o portal do repositório do SaaS, selecionando a nota a ser descartada e clicando no botão descartar.
Limpar a numeração descartada
Quando uma nota emitida é rejeitada, se a mensagem de rejeição indicar que a numeração está incorreta, após realizar o descarte da nota, também é necessário limpar a numeração descartada se você estiver com a opção de numeração automática habilitada e com a opção de reutilizar numeração descartada ativa.
Senão, as próximas notas emitidas continuarão utilizando a numeração rejeitada anteriormente, ou seja, as notas continuarão sendo rejeitadas.
Para limpar a numeração descartada, acesse o portal do repositório do SaaS, selecione o menu Configurações no lado esquerdo da tela e clique na aba Numeração Automática, onde você encontrará a opção Limpar Numeração Descartada.
Verificar com atenção a mensagem de erro
Ao receber uma mensagem de rejeição após o envio de uma nota, caso a mensagem de rejeição esteja relacionada com a numeração da nota, além de descartar essa nota e limpar as numeração descartadas, será necessário que você ajuste a numeração configurada para a empresa para uma numeração correta.
Em algumas prefeituras, a própria mensagem de retorno indica a numeração a ser utilizada. Por exemplo, a mensagem “335-Numero do RPS deve ser subsequente ao anterior enviado.Foi enviado o RPS 490948 para ser convertido, porem o proximo RPS deve ser o 490947 na Serie de Prestacao 99.” já indica que deve ser utilizado o número 490947.
Considerações finais
As boas práticas e recomendações mencionadas aqui tem o objetivo de ajudar você a evitar rejeições quando o padrão exigir numeração sequencial, melhorando a sua experiência como cliente.
Cabe ressaltar que você também tem a opção de controlar a numeração manualmente em seu próprio sistema. Para isso, você pode utilizar a rota modo da API, como explicado nessa documentação, ou então acessar o portal do repositório do SaaS, selecionar o menu Configurações no lado esquerdo da tela e clicar na aba Numeração Automática, onde você poderá desmarcar a opção Utilizar numeração automática.
Caso você não queira se preocupar em enviar as notas de forma sequencial, descartar as notas rejeitadas, entre outras coisas, você pode conhecer o PlugNotas, que fornece uma API Rest que possui uma camada de inteligência para lidar com padrões com numeração sequencial, e diversas outras facilidades.
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